Det er som sagt noen epost-leverandører som skiller seg positivt ut. Så hvilken epostleverandør er best? Vi i PC Vennen bruker Outlook, ettersom det er ett kraftig verktøy som dekker våre behov. Men det finnes alternativer der ute, og vi skal se på noen forskjellige aktører i tillegg til Outlook fra Microsoft.
Ta gjerne kontakt for en uforliktende prat for å høre hva vi kan gjøre for deg og din bedrift med Microsoft Outlook.
Gmail
Google er en av verdens største epostleverandører, med over 1,5 milliarder epostkontoer. Det gjør Gmail til en av Googles viktigste tjenester, som betyr at de legger mye fokus i å levere en god eposttjeneste. Google tilbyr eposttjenester til både private og bedrifter.
Som privatperson
Som privatperson får du en gratis «dittnavn@gmail.com»-adresse. Da får du også 15GB gratis skylagring via Google Drive. Google Drive fungerer som ett alternativ til Microsoft Onedrive eller Dropbox. De gir deg muligheten til betalt oppgradering av lagringsplassen hvis du trenger mer plass. Mange nettsteder lar deg også logge inn med din Gmail-konto, slik at du kan forholde deg til en konto istedenfor å ha en konto på en rekke ulike nettsteder. Gmail-kontoen kan du også bruke på Youtube, og kalenderfunksjonen er ren og oversiktlig.
For bedrifter
For bedrifter leverer de også en skybasert epostløsning med bedriftens domene. På den måten får du alle fordelene med Gmail, men adressene du får er av typen «ansattnavn@dinbedrift.no». Dette gir deg muligheten til å administrere bedriftens epostkontoer og delegerer skylagringen. Bedriftsløsningen kalles for G-suite, og som bedriftskunde får man support både via epost og telefon. Google har også meget tette koblinger til Android. De aller fleste telefoner i dag er enten en iPhone med iOS fra Apple, eller Android fra Samsung, Nokia, Sony, Oneplus etc… Om bedriften din benytter seg av mobiltelefoner med Android får du også tilgang til administrasjon av alle applikasjoner på de ansattes telefoner.
Kalenderfunksjonen lar også bedriftens ansatte ha egne og delte kalendere, og maan lett koordinere møter med hverandre.
Fordeler for bedrifter og private med Google som epostleverandør
Med stor kundemasse og som en viktig del av Googles kjernetjenester legger de mye tid og ressurser i Gmail. Det betyr kontinuerlige forbedringer og høy driftsikkerhet. Man har valget mellom å benytte Gmails skybaserte epostklient, eller man kan koble den mot Outlook, Thunderbird eller hvilken som helst annet epostprogram du bruker til vanlig.
En av Gmails sterkeste sider er spam-filteret deres. Spam-filteret fungerer meget bra, og sorterer ut hva som er aktuell epost for deg og hva som bare er søppelpost. Spam-filteret er også «smart», og blir bedre over tid. Skulle en spam-epost komme i innboksen din kan du markere den som spam, så vil Gmail analysere eposten og være bedre rustet til neste gang det kommer en lignende epost.
Man får også med kalender og kontorpakke. Kontorpakken er enkeltstående webapplikasjoner som lar deg lage og endre tekstfiler, presentasjoner og regneark. Det fungerer som Microsoft sin Office-pakke, med litt mindre funksjonalitet. Du kan også redigere og lagre filer i Word-, Excel- og Powerpoint-format.
Microsoft Outlook / Hotmail
I likhet med Google er også Microsoft en stor internasjonal epostleverandør. Du kan også logge inn med epost-kontoen din i Office; du kjenner de kanskje bedre som Word, Excel, Powerpoint osv… Kombinerer man dette med skylagringstjenesten OneDrive, får man en kraftig kontorpakke som gir god arbeidsflyt. Samlet går disse tjenestene under navnet Office 365. For privatpersoner heter eposttjenesten Outlook, og for bedrifter heter den Exchange. Er du en bedrift så er en betalt Office 365-konto løsningen du burde gå for. Da får du mer eller mindre det du trenger av kontorprogrammer og godt med plass på Onedrive og Exchange. Alle programmene i Office 365 snakker sammen, som gjør at du kan skrive ett Word-dokument på PC-en din, effektivt redigere den fra mobilen senere og lett dele det med dine kollegaer via Outlook eller OneDrive.
Microsoft som epostleverandør
Med epost fra Microsoft får du en hotmail.com- eller outlook.com-adresse gratis. Da får du også med kalender, 15GB lagring i innboksen (samme som Gmail) og 5GB lagring på Onedrive. Epost-programmet Outlook får du til PC-en, Android- eller iOS-enheten din. De gir deg også tilgang til Office-pakken på nett, slik at du kan redigere Word- og Excel-dokumenter direkte i nettleseren din. Da kan du jobbe fra hvilken som helst PC med internettkobling.
Outlook er en meget kraftig epostklient med mange valg. Her kan du få Outlook til å oppføre seg nesten akkurat som du vil. Med «regler» for håndtering av ulike eposter kan du bygge deg en meget effektiv arbeidsflyt, spesielt om du mottar mange eposter per dag. Om du derimot ikke ønsker noe avansert, fungerer den helt utmerket rett ut av boksen også.
Flere muligheter med Office 365
Du kan selvfølgelig oppgradere Outlook-kontoen din mot betaling, for både å få mer lagringsplass i Onedrive eller muligheten til å også installere Office-programmene dine lokalt på PC-en for flere muligheter. Dette er som nevnt over Office 365-løsningen.
Det følger også med en kraftig kalender-funksjon med en rekke valgmuligheter. Sammen med «regler»-funksjonen kan man skape automatiserte oppføringer basert på epostene du får. Møtenotater fra Word kan kobles til kalender-oppføringene, og er også tilgjengelig for distribusjon til deltagerne via Outlook. Relevante eposter kan også knyttes til oppføringen, slik at man kan samle alt relevant til ett møte på samme sted. Det er også lett å se når andre ansatte har ledig tid i sin kalender, og du kan be folk godkjenne om du kan komme eller ikke. Siden den er bygget inn i epost-klienten har du alltid kalenderen lett tilgjengelig.
Litt generelt om epostleverandører
For å finne en hvilken epostleverandør er best for deg må du tenke igjennom dine behov i dag, og for fremtiden. En felle det er fort gjort å gå i, er å bruke nettleverandøren din sin epost. Du får gratis epost fra bla. Telenor, Nextgentel og Lyse når du har internett fra disse. Dette er gjerne nettbaserte epostklienter, som ikke har all verdens av funksjonalitet. Om du ikke ønsker å bruke dem via en nettleser, må du finne ett tredjepartsprogram som du kobler epostkontoen til som du har installert lokalt på PC-en. Til enkel bruk av epost fungerer disse tjeneste utmerket, men sender du mye mail eller skal bruke det i bedriftssammenheng kommer de gjerne litt til kort. Dette kan bøtes på med å koble de videre igjen med fks. en Microsoft-konto og Outlook, men da kan du like gjerne hoppe over ett ledd å gå for Outlook direkte.
Den største fallgruven ved å bruke nettleverandøren din sin eposttjeneste er dog at det ofte er krav om at du må være kunde. Det fungerer greit så lenge du er kunde, men den dagen du bytter nettleverandør får du ett problem. Leverandørene bygger ut forskjellige steder avhengig av hverandre, så plutselig er ikke lenger nettleverandøren din best i området, og du er tjent med å bytte. Da må du enten betale for å beholde eposten din, eller risikere at du mister eposten din fullstendig. Har du da mail via fks. Gmail eller Outlook kan du bytte nettleverandør så mye du vil uten at du mister eposten din. Så for å finne hvilken epostleverandør er best, må du tenke igjennom behovene dine.
Det finnes gode alternativer til nettleverandørens epost
Protonmail – @protonmail.com eller dinadresse.com – Dette er en epostleverandør som sikter seg inn mot brukere som stiller høye krav til personvern og sikkerhet. Her er det høy grad av kryptering på alt, og siden de tjener pengene sine på abonnement trenger de ikke selge persondataene dine for å skape inntekt. Den kan enten brukes via nettleseren, eller kobles mot en epostklient installert på PC-en, slik at du har gamle mails tilgjengelig når du ikke er på nett.
Fastmail – @fastmail.com eller dinadresse.com – En enkel epostleverandør, som også gir kalendermuligheter. Akkurat som Protonmail tjener de penger på abonnement, og selger ikke persondataene dine. Dette er en tjeneste for de som ønsker enkel og trygg epost. Kan brukes i nettleseren eller via epostklient på PC-en.
Avsluttende notis:
Det bør dog nevnes at «there is nothing like a free lunch”. Google sin forretningsmodell bygger på annonsesalg, så de skanner automatisk epostene dine for nøkkelord som de kan bruke til å bygge en profil på deg, for å vise deg relevant reklame på tvers av deres omfattende reklamenettverk. Men bruker er du aktiv Facebook-bruker så har du allerede oppgitt så mye av ditt personvern at dette blir en dråpe i havet å regne. For bedriftskunder scannes ikke eposter, og der gir Google større grad av beskyttet personvern. Så hvilken epostleverandør er best er også ett subjektivt valg basert på hvor mye man verdsetter personvern.