Hvorfor valgte han å outsource IT-driften, og hvilke fordeler har SMB Accounting hatt av dette?

Oppstart

Alle bedrifter har ulike behov, og det er derfor viktig med god planlegging. Alt fra skalerbarhet, omfang og ønsket resultat er viktig å ta høyde for tidlig. PC Vennen ønsker å levere riktig løsning til rett kunde!

«Jeg satte veldig pris på at Harald tok seg tid til å prate grundig med oss i starten. Siden jeg ikke er IT-ekspert, er det mange problemstillinger jeg ikke visste at jeg måtte ta stilling til. Det var betryggende at PC Vennen kunne tenke langt frem i tid og legge frem en IT-plan som matchet min visjon for selskapet» – Øyvind Møllen.

Det var derfor viktig med en innledende planleggingsfase for SMB Accounting. Hvilken epostleverandør, hvilke PC-modeller, hvor omfattende sikkerhetspakke trengs, hva slags programmer trenger de og selvfølgelig; hva er budsjettet?

Planlegg for fremtiden – outsource IT-driften

Mange små bedrifter som starter opp kjøper seg gjerne ett par rimelige PC-er, en printer og en enkel ruter til kontoret. For de fleste fungerer det helt greit i starten, men man oppdager problemer når man utvider. Nye PC-er og flere enheter skal inn i nettverket, og ofte er det en kronglete prosess å få installert og oppdatert nødvendige programmer for flere enheter samtidig. Og hva gjør bedriften når en eller flere av PC-ene kneler? Kan den ansatte jobbe på andre maskiner mens man venter på ny maskin, eller er noen av de ansatte IT-kompetente nok til å løse problemet? Det å outsource it-driften kan gi svar på mange av disse problemstillingene.

Hvis man tenker litt igjennom på forhånd, kan man ta høyde for denne type problemer. En solid IT-grunnmur danner grunnlag for en suksessfull bedrift.

«For meg var det viktig å være rustet for fremtiden. Hvordan skal selskapet mitt ivareta data trygt? Hvordan blir det når vi ansetter flere? Hvordan kan jeg jobbe hjemmefra? Hva gjør jeg hvis PC-en min får virus? Det var mange spørsmål i starten. Det var derfor befriende å kunne overlate IT-relaterte valg til en profesjonell aktør som hadde langt kompetanse med denne type problemstillinger» – Øyvind Møllen.

Budsjett

Ulike bedrifter har ulike budsjetter, og da dukker gjerne spørsmålet opp; Hvor mye koster en PC? Vi har tidligere skrevet om temaet her. Mange vil gjerne bruke minst mulig, men ofte i IT-verden så koster kvalitet. For PC Vennen er det viktig at man har realistiske forventninger. En maskin til 4000kr kan godt holde tritt med dagens oppgaver, men investerer du litt mer i PC-en kan du ha en maskin som er rask og effektiv langt inn i fremtiden.

Størrelsen på bedriften din vil også ha mye å si for budsjettet. Små selskaper krever ofte mindre infrastruktur, men samtidig kan det være smart å planlegge for fremtiden. Investerer du i ett skalerbart system som gjør det lett å vokse med flere nye ansatte og PC-er kan du spare mye penger og tid for fremtiden.

Har du råd til driftstans?

Mange tar ikke nødvendig høyde for driftsstans i budsjettet sitt. De tusenlappene du sparte på den billige routeren til kontoret er fort småpenger i forhold til hva du taper i omsetning når IT-systemet kneler. Det er derfor gunstig å både investere i stabile systemer fra start og operativ serviceavtale med kompetente IT-teknikere. PC Vennen bistår gjerne i prosessen, og kan presentere ulike løsninger innenfor ditt budsjett.

En av de mest søkte setningene på Google for IT-relaterte problemer er «nettet detter ut hele tiden». Ofte kommer problemet av en dårlig (og billig) router. Budsjetter derfor for en solid og god router. Det sparer deg for penger, tid og problemer i det lange løp.

Så hva ble løsningen for SMB Accounting?

«For SMB Accounting var det viktig å være fleksibel, skalerbar og effektiv. Når SMB Accounting vokser blir ikke IT-løsningen deres en flaskehals. Ved behov kan SMB Accounting utvide med mange nye ansatte før det vil bli nødvendig med investeringer ut over selve PC-en de nyansatte skal jobbe på. Server, systemvalg og nettverksstruktur er allerede lagt opp til ekspansiv vekst» – Harald Brevig, daglig leder i PC Vennen AS.

Forberedt på vekst

Ved oppstart var det kun 1 ansatt. Nå er de 4 ansatte, og etter at de flyttet alle regnskapssystemene deres til skyen er det viktigere enn noen gang at IT-løsningen er stabilt som fjell. I kartleggingsprosessen ble det blant annet besluttet at man går for Windows og en Office 365-løsning. Dette gir selskapet en rekke samarbeidsmuligheter i en bransjeledende kontorpakke. Delt kalender, felles kontaktliste, samarbeid i samme Word/Excel-dokument og en plattform som egner seg for arbeid «on the go» med mobil-applikasjonene til Microsoft.

I kombinasjon med effektiv nettverkslagring har alle ansatte tilgang til det de trenger hele tiden. Samtidig var det viktig for SMB Accounting å kunne være tilgjengelig. En VPN-løsning ble derfor satt opp slik at hjemmekontor og arbeid fra hvilken som helst PC ville være mulig, samtidig som sikkerheten ble ivaretatt.

Backup og trygghet for filer

Ett regnskapskontor oppbevarer mye viktige dokumenter, og sikkerhetskopi er derfor essensielt. Dropbox og OneDrive er skylagrinssystemer og ikke egnet som backup. Sletter du en fil ved ett uhell kan du risikere at den er borte for alltid. Ett virus som krypterer harddisken din, vil også kunne ødelegge innholdet i skylagringen. Endrer du noe i ett dokument kan du også ha mistet noe viktig om du ikke er forsiktig.

Skylagring underletter daglig drift

SMB Accounting bruker skylagring aktivt for å dele filer mellom ansatte og kunne arbeide i de samme dokumentene. Men med regelmessig ekstern backup i tillegg, er SMB Accounting sine data sikret mot tap som beskrevet over. Ved å bruke en backup-leverandør i Norge, har man også god kontroll på hvilke regelverk som gjelder for behandling av disse dataene.

Profesjonalitet, effektivitet og korrekt fokus – outsource IT-driften hjelper å fokusere på riktige ting

SMB Accounting driver ikke bare med regnskap, men har også kompetanse på forretningsførsel og rådgivning. De kan derfor avlaste selskaper med en del driftsrelaterte oppgaver, som gjør at kundene kan fokusere på sine respektive kompetansefelt. Det samme gjør PC Vennen for SMB Accounting når det kommer til IT-drift. Programlisenser, service, backup og hardware-innkjøp håndteres av PC Vennen.

Fordelene ved å outsource IT-driften

Ved å ha outsourcet IT-tjenestene til PC Vennen, slipper daglig leder å bekymre seg over dette. Når det er tid for oppgradering av PC-er, kjenner PC Vennen til SMB Accounting sin behov og kan velge maskiner som passer. Samtidig som drift og support er outsourcet til kompetente personer som sørger for rask respons og stabil drift. Systemene til SMB Accounting er også overvåket i sanntid. Ved sikkerhetsbrudd og virusutbrudd får PC Vennen direkte beskjed i sitt sikkerhetssystem og kan agere raskt for å begrense skade.

«Ved å outsource IT-driften blir vi mer profesjonelle. Ingenting her er hjemmesnekra eller quick-fixes. Ting rett og slett bare funker!» sier daglig leder Øvind Møllen når vi spør om han kan oppsummere samarbeidet med PC Vennen.

Vurderer du å outsource IT-driften? Ta kontakt for en uforpliktende prat.