Pass på at skytjenester ikke bare blir tåkeprat. Snakk med oss om epost i skyen!
Lurer du på hvordan du får epost i skyen for din bedrift, kan du lese mer om dette under. Vi har også en videoblogg hvor vi snakker om dette temaet.
Om du allerede benytter deg av Outlook, Gmail eller Facebook har du ett visst forhold til skytjenester. Når du bruker disse tjenestene så presenterer de deg innhold som ligger lagret på deres servere. De snakker altså med «skyen» deres, som gir tilgang til innholdet fra hvor som helst. I motsetning til for eksempel filer som du kun har lagret lokalt på PC-en din, som kun er tilgjengelig når du sitter foran maskinen.
Bruk av epost i skyen for bedrifter
Epost er en effektiv og profesjonell måte for ansatte og kunder å kommunisere med og i bedriften. Selv om du bedriver telefonsalg, ønsker mange å motta tilbud på epost, og epost er en fin skriftlig måte å motta kundehenvendelser hvis man ikke har muligheten til å være tilgjengelig på telefon hele dagen. Det er derfor viktig å sette seg inn i hvordan din bedrift skal arbeide med epost.
I forbindelse med at din bedrift har satt opp en hjemmeside, har bedriften mest sannsynlig også ett domene. Enten det er ett .com eller.no (eller annet toppnivå), åpner dette for personlige epostadresser. Avhengig av hvilken pakke du har hos din leverandør (vi benytter Domeneshop.no for våre kunder), kan du sette opp en rekke ulike epostadresser. Du trenger kanskje en post@dittfirma.no for generelle henvendelser, faktura@dittfirma.no for økonomihenvendelser, lager@dittfirma.no for henvendelser til lageret og de ansatte har ofte sine egne adresser for direkte kontakt av typen petter.hansen@dittfirma.no
Når du har satt opp adressene du ønsker hos leverandøren, sitter du igjen med spørsmålet om hvordan du får brukt dem mest mulig effektivt. De fleste leverandører tilbyr en form for webmail, hvor du logger inn via nettleseren for å skrive og lese epost. Dette er oftest lite effektivt, spesielt om du jobber på farten, eller ønsker sømløshet med en fildelingstjeneste eller Office-pakken til Microsoft. Det vil derfor være en fordel å bruke epostadressene via en dedikert epost-klient.
Epostklienter for epost i skyen
Microsoft Outlook
Microsoft sin egen klient, som finnes på både PC, Mac og mobil. Dette gjør klienten fleksibel, da du har tilgang fra alle enhetene dine hele tiden. Samtidig finnes Outlook som en alternativ webmail du kan logge inn på fra hvilken som helst PC hvis du trenger. Dette er en meget kraftig bedriftsklient, med kalender og kontakter. Om du bruker Outlook med Exchange (vi forklarer mer om Exchange under her) kan den også kommunisere med Office365 (Word, Excel, Access, Powerpoint etc..) og Skype for kjapp kommunikasjon mellom kollegaer.
Outlook inneholder spam-filter, muligheten til å sette opp automatiserte regler for behandling av epost, formatering og kan utvides med ulike tillegg (addons) som gjør at den samarbeider med enda flere programmer enn Microsoft sine egne. Dette kan være alt fra CRM-systemer, digitale signaturer, nyhetstrømmer og ordrebehandlingssystemer. Samtidig som du kan se når kollegaer er ledig for møter eller raskt få tilgang til en ansatts jobbkontakter.
Andre klienter
Thunderbird er en klient som er utviklet av Mozilla. Denne har også muligheter for en rekke tillegg, men i mindre utstrekning enn Outlook. Klienten finnes både for PC, Mac og mobil, og har også kalender og regler. Om du ikke benytter deg av Microsoft-produkter kan Thunderbird være verdt å vurdere. Den kan ikke helt måle seg mot Outlook sin fantastiske integrasjon mot andre programmer i ett Microsoft arbeidsmiljø.
Mail er en klient for Mac-baserte miljøer. Dette er en enkel klient som følger med OSX hvis du benytter Mac. Denne dekker de grunnleggende epost-behovene, men skorter litt på integrasjon med andre programmer. Samtidig er den veldig enkel, for noen kanskje litt for enkel. Det er alltid ett individuelt behov om hvor avansert klient man trenger. For enkel epost-bruk i ett OSX-miljø er det verdt å vurdere.
Gmail er Googles nettbaserte epostklient og epostserver. Dette er en gratis epost-løsning som gir deg en epost av typen dittnavn@gmail.com. Google har også en betalt bedriftsløsning (G-suite) som lar deg knytte ditt firmas domene opp mot epost, samt kalender og kontaktdeling. Med deres Google Drive får man også en fildelingstjeneste. Bedriftsløsningen kan minne litt om Microsoft Exchange, men fungerer mindre sømløst med mye brukte kontorprogrammer som Word, Excel og Powerpoint. Samtidig er deres kommunikasjonsverktøy milevis bak Skype i funksjonalitet, så det er store effektivitetsfordeler med Exchange over G-suite.
Googles gratis eposttjeneste har fordelen av å være gratis, men mindre funksjonalitet. Og det meste som er gratis har også en bakside, og i Gmails tilfelle er det scanning av epost er. Googles primære inntektskilde er annonsesalg, og skanner epostene dine for å skape en profil av brukeren som de kan selge til annonsører for å kunne vise deg mest mulig målrettet reklame. Hvorvidt man finner dette problematisk avhenger av hvor opptatt man er av personvernet sitt.
Teknologien bak epost i skyen
Så nå som du kanskje har valgt klient og leverandør, trenger du å knytte klienten mot eposttjenesten du har fått fra domene-leverandøren din. Dette gjøres i hovedsak med en av følgende teknologier. Alle domeneleverandører har litt forskjellig fremgangsmåte og innstillinger, så det ville krevd en egen artikkel om vi skulle gått igjennom alle disse. Vi velger heller å presentere teknologiene som knytter tjeneste sammen.
Microsoft Exchange – komplett pakke for epost i skyen
Microsoft har laget sin egen protokoll Exchange, som fungerer tilnærmet som IMAP (se mer under), men inkluderer en rekke fordeler. Exchange inkluderer i tillegg til epost også kalender og kontakter. Derfor egner Exchange seg for bedrifter, da man får en protokoll som sømløst lar kollegaer dele relevante kontakter med hverandre. Kalender-funksjonen lar også andre ansatte lett se når du er tilgjengelig, for planlegging av møter eller for å holde seg oppdatert på hvor den ansatte befinner seg. Hvis man baker inn dette med fildelingen via OneDrive, kommunikasjonsverktøyet Skype for bedrifter og kontorprogrammene i Office365 så har Microsoft en tilnærmet komplett, enkel og sømløs løsning for en effektiv digital arbeidshverdag.
Med en Exchange-server kan du så knytte bedriftens web-domene til epost, slik at du får fks. dittnavn@dittfirma.no som bedriftsadresse.
IMAP – enkel epost i skyen
Dette er en protokoll som fungerer som en skylagring av eposten din. Der vil sendte og mottatte eposter lagres på en server i skyen. Epost-klienten din vil så speile innholdet som ligger lagret der til enhver tid. Det betyr at den ikke slettes fra serveren når du motter nye eposter i klienten din, og den kan derfor også lastes inn på andre klienter du er logget inn på. Den vil også synkronisere hvilke eposter som allerede er lest, og den lagrer også sendte eposter på serveren, slik at sendte elementer er tilgjengelig fra alle klienter. Så da kan du få eposten din på både jobb-PC, hjemme-PC og mobilen.
POP3 – den gamle traveren
Den «orginale» protokollen som midlertidig lagrer en epost på en server, frem til du «sjekker posten». Når du åpner eller synkroniserer epost-klienten din, vil den fjernes fra serveren og så bli lagret lokalt på enheten din i stedet. POP3 kan derfor sammenlignes med tradisjonell analog post, hvor det bare finnes en kopi i omløp. POP3 er derfor ingen gunstig løsning om man fks. bruker både epost på mobil og PC. Man kan konfigurere POP3 til å ikke slette eposter fra serveren etter de er lastet ned, men den vil ikke speile seg mot serveren hvis du fks. sletter en epost lokalt i klienten. POP3 lagrer heller ikke sendt eposter på serveren, så sendte elementer vil kun finnes lokalt og tilgjengelig fra klienten den ble sendte fra.
Selv om man bruker epost i skyen, anbefaler vi at man har rutiner for lokale sikkerhetskopier. For alle IT-systemer er sårbare for nedetid, og de fleste bedrifter med alt i skyen vil slite hvis plutselig serverne til leverandøren skulle streike. Vi kan hjelpe til med dette, samt alt annet din bedrift trenger! Ta kontakt med oss for en prat.