Det er viktig å stille deg spørsmål rundt hva og hvordan dere ønsker å bruke epostsystemet. På den måten kan du finne en passende løsning til din bedrift. Bruker du epost på flere enheter? Hvor mange adresser trenger bedriften? Skal dere dele på epost-konto, eller får alle ansatte hver sin epostadresse? Og hvor sikkert ønsker du å ha det?
PC Vennen leder deg gjerne gjennom jungelen av ord, uttrykk, systemer og leverandører. Nedenfor går vi gjennom de vanligste av dem. – Så er du kanskje litt klokere etterpå.
- Jeg vil ha personlig epost for min bedrift. Sikkerhet er også viktig, hva velger jeg?
- Gmail – gratis, men både lytter og potensielt lekker
- Jeg har epostadresse, hvordan kan jeg sende og motta?
- POP og IMAP – hva er forskjellen? Og hva skal jeg velge?
>
Se mer om it-utstyr på Haralds videoblogg her.
Les gjerne også våre tidligere artikler med tips for bedrifter: «IT-sikkerhet» og «Valg av IT-system»
Jeg vil ha personlig epost for min bedrift. Sikkerhet er også viktig, hva velger jeg?
De fleste leverandører av webhotell og domener tilbyr også epostkontoer. Da står man ofte fritt til å lage relevante epostadresser for din bedrift knyttet til bedriftens hjemmeside. Om du vil ha faktura@dittselskap.no, post@dittselskap.no og Ola.hansen@dittselskap.no er domeneleverandør det beste, da det gir mange valgmuligheter.
Epostene kan da i de fleste tilfeller leses og brukes via en webmail-klient som leverandøren har. Man kan også bruke sin egen epostklient på mobil og PC via IMAP eller POP. Da kan man selv velge hvilket program man ønsker, om det er Outlook, Thunderbird eller Apple Mail.
Disse leverandørene har som oftest sender til mottaker-kryptering, noe som gjør at ingen i mellom mottaker og sender kan lese epostene du sender og mottar.
For bedriftsbruk anbefaler vi gjerne at man benytter seg av Microsoft Exchange sin epost-server. Dette fordi Microsoft sine Office-programmer fungerer sømløst med hverandre, og det å kunne integrere bruk av epost i Word og Excel (og motsatt) gir store effektivitetsfordeler. Her får du muligheten til å benytte din bedrifts personlige epost-domene i ett kraftig epost-system. Systemet legger opp til effektiv bruk av kalender, kontakter og samarbeid på tversi bedriften. Ta gjerne kontakt så hjelper vi deg å sette opp.
Spam og uønsket epost er også ett gjentagende problem, men det finnes effektive grep mot dette. Vi har tidligere skrevet om temaet her.
Gmail – gratis, men både lytter og potensielt lekker
Gmail er et gratis alternativ, som gir romslig plass til eposten og et oversiktlig brukergrensesnitt. Man vil da få en *@gmail.com-adresse, men det er relativt enkelt å bruke en annen adresse til både mottak og sending av eposter hvis du har en annen adresse for bedriften av typen *@dittselskap.no i tillegg. Med Gmail får man da også en god kalenderfunksjon, og skylagring/fildeling i form av Google Drive. Samtidig har Gmail ett meget godt spamfilter som også blir bedre og mer målrettet etterhvert som du bruker det. Søppelpost er derfor ikke lenger ett problem.
Når noe er gratis, bør man stille seg spørsmålet; Hvordan tjener selskapet penger? I Googles tilfelle så skanner de epostene dine for relevante søkeord, som de bruker til å tilby annonsører mest mulig målrettet reklame til riktige kunder.
Gmail er heller ikke kryptert fra sender til mottaker som standard. Gmail krypterer med noe som heter TLS, men dette fungerer kun hvis både mottaker og sender har TLS, noe som ikke alltid er tilfellet. Samtidig er eposten du sender tilgjengelig i klartekst for Google, så helt sikkert er det ikke.
Jeg har epostadresse, hvordan kan jeg sende og motta?
Dette avhenger av hvilken leverandør av epostadresse du har. I de aller fleste tilfellene har du mulighet til å benytte en egen epostklient for å sende og motta epost. Windows har sin kraftige Outlook-klient, som er godt integrert mot Office-pakken deres for sømløst arbeid. Den har også en detaljert kalender integrert, som kan brukes til møteplanlegging mellom kollegaer og andre nyttige funksjoner. Med Microsoft Exchange har man en effektiv og robust epostløsning til sin bedrift.
Hos din epost-leverandør finner du ofte enkle steg for steg instrukser for å sende og motta eposter i de ulike programmene. Vi kan også hjelpe deg med å sette opp eposten din i Microsoft Outlook.
OS X har et program kalt Mail ferdig integrert. Dette er en enkel epostklient som lar deg sende og motta epost, og funker til det meste av epostbruk. Den medfølgende kalenderfunksjonen er noe mer begrenset enn Outlook, men om man trenger noe enkelt i et Mac-miljø er dette noe å vurdere.
Både Outlook og Mail er laget av henholdsvis de to store software-gigantene Microsoft og Apple, og er designet for optimal integrasjon i skrivebordsmiljøet de er plassert i. Det finnes også tredjepartsprogrammer, som blant annet Thunderbird fra Mozilla. Dette er en epostklient som har spesialisert seg på såkalte add-ons. Det gjør at du kan tilpasse den i mye større grad til ditt personlige behov enn de andre klientene. Den har samtidig et appellerende design, som kan være verdt å sjekke ut. Spamfilter i disse programmene kan også settes opp svært effektivt.
POP og IMAP – hva er forskjellen? Og hva skal jeg velge?
Når man setter opp epostsystemet sitt, er det to ulike måter å håndtere behandlingen av epostene.
POP er en protokoll for kommunikasjon mellom epostklienten din (Outlook, Thunderbird etc…) på mobilen eller PC-en, som kobler seg til serveren ved jevne mellomrom og henter inn eposter som er sendt til epostserveren. Disse epostene blir så lagret lokalt i klienten din, og forsvinner fra serveren. Dette gjør at du kun har tilgang til eposten din på èn klient. Eposter du så sender blir da kun lagret lokalt i epostklienten du sender ifra. POP er derfor ingen god protokoll å bruke hvis du bruker epost på flere enheter som PC og mobil. Bruker du kun en fast enhet til mail, kan POP sammen med harddiskkryptering være en sikker og god løsning.
IMAP er en protokoll hvor epostklienten din kommuniserer i sanntid direkte med epostserveren istedenfor å laste ned eposten direkte. Dette er derfor ofte raskere, da den kjapt laster ned en kopi av eposten til klienten. Vedlegg lastes ikke ned før du trykker på vedlegget. Selv om du leser en epost i klienten, vil det med IMAP fortsatt bli liggende en kopi på epostserveren, dette gjør at den er tilgjengelig fra andre enheter også. Du kan derfor trygt lese eposter på kontoret, før du setter deg til å svare på den fra mobilen din på bussen hjem.
IMAP kan ses på som en type skylagring av epost, med tilgang fra flere enheter samtidig. POP er mer lik den fysiske harddisken din, hvor eposten ligger lokalt og må «fysisk» hentes ut hvis den skal brukes på andre enheter.